A conciliação financeira é um processo que acompanha a origem de um pagamento até que o dinheiro chegue na conta de um estabelecimento comercial, verificando erros e inconsistências financeiras.

A partir de agora vamos entender mais sobre tipos de conciliação, sua importância e como a automação pode melhorar a conciliação financeira.

O que é conciliação financeira e qual seu objetivo? 

A conciliação financeira é um dos processos mais importantes da gestão financeira. Com o objetivo de comparar dados diferentes internos e externos para verificar se possuem os mesmos valores, a conciliação financeira ajuda empresas a obterem resultados mais confiáveis.

É por meio dessa verificação que as empresas conseguem identificar erros, inconsistências e até fraudes. Por isso, sua prática é indispensável. Porém, o caminho para conseguir êxito com a conciliação financeira esbarra em muitos desafios comuns quando ela é feita manualmente, como fluxo de trabalho com informações descentralizadas e perdidas com frequência, processos desintegrados e improdutivos, análises sem uma visão do todo, planejamento ineficaz etc.

As consequências são tão nocivas ao negócio que muitas vezes as empresas acabam se adaptando a elas ao invés de tentar eliminá-las. Esse é o pior cenário. Mudar pode doer no começo, mas é melhor do que tomar como verdadeira uma perspectiva equivocada sobre a situação financeira da empresa. “As coisas sempre foram assim por aqui; é assim mesmo todo mês”.

Você já parou para pensar que o caixa da organização pode estar sofrendo com cobranças indevidas? Preste atenção aos sinais. Não é normal que o negócio faça muitas vendas, mas perca muito dinheiro também.

Tipos de conciliação financeira

1. Conciliação de cartões

A conciliação de cartões deve ser realizada todos os dias e é feita em etapas. Seu objetivo é verificar se os dados que as operadoras de cartões disponibilizaram sobre as vendas de determinada empresa possuem inconsistências, falhas operacionais e até mesmo fraude entre os valores que foram pagos, prazos acordados e os descontos cobrados. Cumprindo as seguintes etapas e constatando disparidades, é necessário contatar a operadora do cartão para que as correções sejam feitas. 

• Conciliação de vendas

A etapa inicial da conciliação de cartões vai averiguar se as vendas que foram processadas corretamente e até efetuadas no sistema não foram transmitidas para a maquininha de cartão. Caso isso aconteça e o lojista não tiver um sistema de gateway de pagamento ou TEF e também não guardar comprovantes de vendas, corre o risco de ficar no prejuízo. Pois, o cliente vai levar o produto para casa, mas o lojista não vai receber o pagamento. 

• Conciliação de recebimento

Essa segunda etapa vai ajudar a encontrar cobranças indevidas. É por meio da conciliação de recebimento que o estabelecimento comercial conseguirá identificar se a operadora de cartão pagou o lojista. Para isso, é necessário comparar os dados das vendas e descontar as taxas e demais descontos cobrados pelas operadoras de cartões para, no fim, conferir o extrato bancário.

• Conciliação bancária

A última etapa da conciliação de cartões visa verificar o saldo da conta, as entradas e saídas em comparação com as contas a pagar e os recebimentos. A tendência é de que tudo ocorra bem se as duas etapas anteriores não apresentaram problemas. Para fazer uma boa conciliação bancária dentro do processo de conciliação de cartões é importante fazer um registro diário e acompanhar todos os dias as entradas e saídas nas contas bancárias da empresa com juros e tarifas bancárias inclusas. 

2. Conciliação de pagamentos

A conciliação de pagamentos se refere aos passivos que uma empresa tem, como valores devidos a fornecedores, funcionários, clientes etc. Fazer essa conciliação ajuda o estabelecimento comercial a negociar prazos e preços com fornecedores na hora certa, além de manter o pagamento do trabalho dos colaboradores sempre em dia. 

Do lado do lojista, a conciliação de pagamento também fornece uma visibilidade maior sobre valores em faturas para evitar inconsistências antes que elas sejam pagas.

3. Conciliação de recebíveis

Conciliar recebimentos é uma etapa fundamental para cuidar do lucro da empresa. Pois, é por meio dessa conciliação que se objetiva garantir o pagamento dos clientes respeitando prazos e, assim, diminuir índices de inadimplência. Para tanto, é necessário otimizar processos e investir na performance do time financeiro. 

Para executar uma boa conciliação de recebíveis é indicado registrar todas as contas a receber, fazer um acompanhamento mensal dos recebimentos, realizar as cobranças sem medo, oferecer vantagens para clientes que paguem antecipadamente, realizar a precificação correta de produtos, não ignorar relatórios financeiros, manter tudo organizado e bem planejado para fazer antecipação de recebíveis. Além de buscar ajuda especializada e contar com o apoio da tecnologia. 

4. Conciliação bancária

O objetivo da conciliação bancária é identificar se os valores previstos e recebidos realmente se concretizaram. Essa conciliação é feita a partir da comparação entre o fluxo de caixa de uma empresa com sua conta corrente. Como existe diferença entre o horário que uma transação foi registrada no banco e o momento em que foi registrada na conta da empresa, todo o processo tende a ganhar complexidade. 

A partir da conciliação bancária são feitas correções acerca da diferença de valores comparados. O ponto de observação agora é descobrir a causa: erro externo, erro interno ou até má-fé. Em todo caso, os comprovantes e extratos bancários devem ser guardados, pois, funcionam como provas. 

A conciliação bancária pode ajudar com a mensuração de resultados, otimização do planejamento financeiro considerando a realidade do negócio, manter o fluxo de caixa atualizado sobre a necessidade de capital de giro etc. 

Qual a importância da conciliação financeira? 

Mesmo que pareça óbvio, não é demais dizer que é justo uma empresa receber o valor de uma venda que realizou, mas nem sempre é isso o que acontece. É bastante comum, nesse caso, que sobrem despesas e falte receita. 

A conciliação financeira é importante para os negócios justamente para melhorar o fluxo de caixa, fazer os ajustes necessários e aproveitar oportunidades. Ou seja, avaliar o desempenho passado, melhorar os resultados de agora e aumentar as chances de seguir na direção certa com base em informações mais concretas. 

A conciliação financeira funciona como uma radiografia das transações financeiras de uma empresa. E quando feita com automação garante um controle maior sobre os ativos da organização, além de total visibilidade sobre antecipação de recebíveis, dentre outros benefícios listados a seguir. 

• Maior controle de contas a pagar

Criar uma rotina de conciliação financeira permite um controle maior para o contas a pagar. Por exemplo, mesmo que o fornecedor de uma empresa opte em só usar o dinheiro de um cheque apenas meses depois que o recebeu como pagamento, a empresa que o pagou terá acompanhamento total de todo esse processo, evitando surpresas. 

• Maior controle de contas a receber

Acompanhar todos os portais de adquirentes para fazer a conciliação de vendas também faz parte da lista de atividades para adotar a conciliação financeira. Com a conciliação, fica mais simples saber se há cobranças indevidas que estão fora do acordo firmado com as empresas de meios de pagamento e, assim, eliminando erros. 

• Reação rápida contra fraude 

A reação de uma empresa diante de uma movimentação suspeita pode ser bem mais ágil se ela realiza a conciliação financeira diariamente. Com as informações financeiras geradas, é possível encontrar a origem da fraude e eliminá-la, evitando prejuízos maiores.  

Como a automação melhora a conciliação financeira 

Com automação da conciliação financeira, o time financeiro deixa de gastar seu tempo coletando dados para dedicar tempo ao que mais importa nesse caso: analisar dados e gerar insights.  

Assim, as decisões tendem a se tornar mais rápidas, as informações são mais precisas, o time trabalha mais motivado e satisfeito sem tarefas entediantes.  

Além da possibilidade de todas as transações serem acessadas na mesma plataforma, permitindo que o acompanhamento seja feito a qualquer hora e de qualquer lugar caso a ferramenta seja implantada na nuvem.