O sucesso de qualquer empresa passa pelo controle eficiente dos seus recursos financeiros. Todo dinheiro que entra e sai precisa ter seu destino conhecido para que seja possível desenvolver um bom planejamento e permitir que o negócio se desenvolva, sempre apresentando bons resultados.

Mas pode ser difícil manter esse controle de forma eficiente se para isso forem adotados métodos obsoletos. Por isso, investir na gestão financeira online é a cada dia mais essencial para que tal processo seja conduzido da melhor forma possível. Se você ainda não conhece essa opção e quais vantagens ela traz, acompanhe o post a seguir.

Como funciona um sistema de gestão financeira online?

Quando falamos em métodos obsoletos utilizados na gestão financeira, o que sempre vem à mente são as famosas planilhas. Elas ainda são muito utilizadas, principalmente em pequenos negócios. Todavia, à medida que a empresa cresce, torna-se mais complicado manter o controle necessário de forma eficiente e livre de erros.

Nesse contexto é que se destaca a importância dos sistemas de gestão financeira online. Essas ferramentas têm como objetivo organizar informações de diferentes fontes, permitindo que todos os dados pertinentes sejam organizados e visualizados de forma mais rápida. A partir disso, é possível tomar decisões mais efetivas e com menores margens para equívocos, que comprometem a saúde financeira do negócio.

Quais são as vantagens de adotá-los?

Agora que você sabe quais as funções de um sistema de gestão financeira, confira na lista abaixo 7 vantagens de adotá-lo em seu negócio. Acompanhe!

1. Automatização dos processos

Por meio da automatização de processos, tarefas que antes eram feitas manualmente passam a ser efetuadas por sistemas. Os melhores resultados estão na conciliação bancária, operação que consiste na comparação entre os valores lançados no controle financeiro e os efetivamente recebidos, algo muito comum para quem faz vendas por meio de cartão de crédito.

Com essas ações sendo resolvidas sem precisar da atuação de ninguém, sobra mais tempo para que os colaboradores responsáveis dediquem seu expediente para a busca de soluções para outras questões da parte financeira do negócio.

2. Ganho de mobilidade

Bons sistemas de gestão financeira contam com uma das principais inovações da tecnologia nos últimos anos: o armazenamento na nuvem. Com isso, qualquer pessoa autorizada pode utilizar um login para acessar os dados remotamente, por meio de qualquer dispositivo que esteja conectado à internet, como smartphones, notebooks e tablets, por exemplo.

Tal comodidade permite o gerenciamento de atividade sem que seja preciso estar presente na sede da empresa. Dessa forma, tudo pode ser resolvido com mais agilidade, obtendo mais flexibilidade e economizando tempo.

3. Integração de sistemas

Sistemas de gestão financeira online colocam fim à desorganização das informações do seu controle financeiro e reúnem em um só local todas as ferramentas necessárias para mantê-las em ordem.

Essas ferramentas variam de um sistema para outro, mas é possível encontrar opções que oferecem a integração de emissores de nota fiscal, geradores de relatórios, controle de estoque e de vendas, entre outras funcionalidades muito demandadas no dia a dia de qualquer empreendimento.

4. Redução dos erros e do retrabalho

Qualquer atividade conduzida exclusivamente pelo trabalho humano está mais propensa a erros. No caso do processo de gestão financeira, os equívocos podem surgir de variadas formas: desde um número digitado errado até um lançamento incluído por engano ou desatenção.

Mas seja qual for a causa dos erros, eles trarão prejuízos: o primeiro deles é a necessidade de refazer o trabalho, o que inclui o tempo gasto para identificar de que local partiu o equívoco. Dependendo da extensão do engano, essa tarefa pode tomar horas até que tudo esteja em ordem.

Além do retrabalho, os enganos constantes podem gerar problemas com o fisco, principalmente se envolverem erros na emissão de notas fiscais e no cálculo de obrigações fiscais.

5. Manutenção do fluxo de caixa organizado

Um dos problemas mais comuns para quem administra as finanças de um negócio é manter o fluxo de caixa em ordem. Sem uma previsão correta entre todo dinheiro que entrará e sairá, a empresa pode enfrentar problemas para honrar suas obrigações rotineiras.

Com isso, será possível também obter com precisão e rapidez dados sobre determinado período do mês, os resultados mensais ou mesmo avaliar as perspectivas de lucro ou prejuízo diante dos valores a serem recebidos e pagos nas próximas semanas. Assim, tomar decisões estratégicas fica mais simples.

6. Aumento da segurança

Se a sua preocupação é a segurança das informações da empresa, fique tranquilo, pois sistemas desenvolvidos da maneira correta e com as devidas proteções apresentam chances quase nulas de vazamentos de informações ou perda de dados.

A maioria dos sistemas de gestão financeira online que mostram essa precaução incluem barreiras contra acessos indevidos, backup de servidores e mecanismos de prevenção de clonagem de dados. Logo, a proteção fornecida por esses softwares é consideravelmente maior que as obtidas com a utilização das defasadas planilhas.

7. Diminuição de imprecisões

Outro problema das planilhas, agravados pelos erros já mencionados, é a imprecisão que pode ocorrer diante de quaisquer informações inseridas de maneira errada. Basta uma fórmula de cálculo fora do lugar para as demais informações ficarem bagunçadas.

E, com o passar do tempo, o volume de abas, células e colunas do documento tende a crescer, tornando sua administração ainda mais problemática e reduzindo consideravelmente a chance de contar com informações precisas na hora em que for necessário, resultando, quase sempre, em tomadas de decisão equivocadas

Portanto, contar com um software de gestão financeira online que seja automatizado pode dar mais precisão às suas informações ao eliminar a margem de erros humanos, o que é primordial para uma análise objetiva do empreendimento, permitindo o planejamento e a execução de ações que sejam realmente eficientes para o alcance dos objetivos mercadológicos.

No momento de implementar uma solução de gestão financeira online para o seu negócio, leve em conta alguns aspectos. Pese o custo-benefício diante do tamanho do seu empreendimento e avalie a reputação da empresa que prestará o serviço. Para não ter problemas, opte por aquelas com boa reputação no mercado e que garantam ferramentas de qualidade. Tal cuidado previne problemas maiores que aqueles causados pela ausência desse tipo de sistema.

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